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Pflegesoftware – Auf einen Blick
- Definition: Eine Pflegesoftware unterstützt Pflegeeinrichtungen bei der Verwaltung, Pflegeplanung und Dokumentation sowie Organisation von Arbeitsabläufen.
- Typische Funktionsbereiche: Zu den wichtigsten Funktionen gehören Pflegeplanung, Tourenplanung, Leistungsnachweise, Personaleinsatzplanung, Controlling und Schnittstellen zu weiteren Systemen.
- Entlastung im Arbeitsalltag: Durch Automatisierung und mobile Anwendungen reduziert die Software den administrativen Aufwand und schafft mehr Zeit für die Pflege der Klienten.
- Qualitätskriterien: Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Datensicherheit, Interoperabilität und ein kompetenter Service sind entscheidend für den Praxiserfolg.
- TI-Score & Interoperabilität: Der TI-Score der gematik zeigt den Kompatibilitätsgrad der Software mit der TI. Eine gute Pflegesoftwarelösung sollte interoperabel sein und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen.
Definition: Pflegesoftware für Pflegedienste
Eine Pflegesoftware ist eine digitale Anwendung, die Pflegedienste bei der Organisation, Dokumentation und Planung des Pflegealltags unterstützt. Sie dient dazu, Arbeitsprozesse zu strukturieren, Abläufe zu vereinfachen und die Qualität der Versorgung effizient zu sichern.
Im Zentrum steht dabei die Unterstützung bei administrativen Aufgaben, wie der Einsatzplanung des Pflegepersonals, der digitalen Pflegeplanung und Dokumentation oder der Kommunikation mit Kostenträgern. Pflegesoftwarelösungen helfen dabei, den steigenden Anforderungen gerecht zu werden – schnell, rechtssicher und nachvollziehbar.
Wie kann eine Pflegesoftware entlasten?
Der Pflegealltag ist geprägt von Zeitdruck, Personalmangel und einem hohen Verwaltungsaufwand. Eine moderne Pflegeanwendung bietet genau dort Hilfestellung, wo die Belastung am größten ist – und sorgt bereits ab dem ersten Tag für spürbare Entlastung.
Digitale Systeme reduzieren den Aufwand bei Routinetätigkeiten erheblich. Statt zeitintensiver Papierarbeit bleibt mehr Raum für das Wesentliche: eine hochwertige, personenzentrierte Versorgung der Pflegebedürftigen.
Typische Funktonen & Aufgabenfelder von Softwarelösungen in der Pflege
Moderne Pflegesoftwarelösungen bieten eine Vielzahl an Funktionen, die Pflegedienste im täglichen Betrieb entlasten. Sie unterstützen nicht nur bei der Organisation und Verwaltung, sondern schaffen auch mehr Übersicht in der pflegerischen Versorgung der Patienten.
Typische Aufgabenfelder, die durch eine Pflegeanwendung abgedeckt werden, sind unter anderem:
- Patientenaufnahme und Betreuung – strukturierte Erfassung aller relevanten Stammdaten.
- Pflegeplanung und Pflegedokumentation – rechtssicher, übersichtlich und jederzeit abrufbar.
- Personaleinsatzplanung & Arbeitszeiterfassung – für eine geregelte Dienstplanung und Personalverwaltung.
- Verordnungsmanagement und elektronische Leistungsnachweise – lückenlose Dokumentation und schnelle Weiterverarbeitung.
- Auswertungen & Controlling – zur Qualitätssicherung und wirtschaftlichen Steuerung.
- Abrechnung von Pflegeleistungen gegenüber Krankenkassen und Kostenträgern (abhängig von individuellen Vereinbarungen und regionalen Regelungen).
Je nach Software für ambulante Pflegedienste oder stationäre Einrichtungen sind zusätzliche Funktionen möglich, etwa für die Organisation von Hausnotrufen, Essen auf Rädern oder speziellen Pflegeformen wie Intensivpflege und Tagespflege. Der Funktionsumfang variiert je nach Anbieter, weshalb Pflegeeinrichtungen genau prüfen sollten, welche Module sie wirklich benötigen.
Welche Kriterien muss eine gute Pflegesoftwarelösung erfüllen?
Die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung ist eine strategische Entscheidung – denn sie hat direkten Einfluss auf Effizienz, Pflegequalität und Mitarbeiterzufriedenheit. Doch nicht jede Software passt zu jedem Unternehmen.
Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Kriterien, die eine leistungsstarke, praxistaugliche Software erfüllen sollte.
Funktionsumfang
Der Funktionsumfang zählt zu den wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer Pflegesoftwarelösung – denn nur wenn das System die konkreten Anforderungen der Einrichtung abbildet, kann es im Alltag wirklich entlasten.
Eine gute Pflegesoftwarelösung sollte sowohl die betriebswirtschaftlichen Verwaltungsaufgaben als auch die pflegerischen Kernprozesse abdecken: von der Dienstplanung über die Pflegedokumentation bis hin zur Abrechnung. Darüber hinaus gewinnt die Integration mit externen Systemen zunehmend an Bedeutung.
Schnittstellen zu Drittanbietern ermöglichen dabei einen medienbruchfreien Informationsfluss – ein wichtiger Baustein für effiziente, interoperable Prozesse.
Viele Anbieter setzen auf modulare Systeme, bei denen sich der Funktionsumfang individuell zusammenstellen lässt, um die Wünsche der Mitarbeiter zu erfüllen. So erhalten Einrichtungen genau die Module, die sie für ihre Anforderungen und Patienten benötigen.
Interoperabilität
Eine Pflegesoftware entfaltet ihren vollen Nutzen nur dann, wenn sie sich nahtlos in bestehende Systeme und Prozesse integrieren lässt. Genau hier kommt der Begriff Interoperabilität ins Spiel – eine der zentralen Voraussetzungen für eine zukunftsfähige, digitale Pflegeversorgung.
Gemeint ist die Fähigkeit einer Software, Daten standardisiert auszutauschen und mit anderen Anwendungen – etwa Krankenhausinformationssystemen, Abrechnungsplattformen oder TI-Anwendungen – reibungslos zusammenzuarbeiten. Nur so entsteht ein echter Mehrwert für Pflegekräfte und letztlich auch für die Klienten.
Nutzerfreundlichkeit
Außerdem wichtig ist die intuitive Bedienbarkeit einer Software im Pflegealltag. Denn selbst die besten Anwendungen helfen wenig, wenn Pflegekräfte und Verwaltungspersonal bei der Bedienung und Zusammenarbeit regelmäßig an Grenzen stoßen.
Eine übersichtliche Benutzeroberfläche, klar strukturierte Menüs und logisch aufgebaute Workflows sind entscheidend dafür, dass wiederkehrende Aufgaben mit wenigen Klicks erledigt werden können.
Viele Anbieter stellen in der Pflegebranche deshalb kostenlose Demoversionen zur Verfügung. Diese ermöglichen es, die Pflegesoftwarelösung vorab im realen Arbeitsumfeld zu testen – oft zwischen 7 und 30 Tagen lang. So können Pflegefachkräfte realistisch einschätzen, ob die Anwendung und dessen Nutzung den eigenen Anforderungen entspricht und den Alltag spürbar entlastet.
Cloud vs. On-Premise
Bei der Wahl einer Pflegesoftwarelösung spielt auch das Bereitstellungsmodell eine zentrale Rolle – insbesondere mit Blick auf IT-Ressourcen, Sicherheit und Flexibilität.
Cloud-basierte Lösungen bieten den Vorteil, dass die gesamte technische Infrastruktur vom App-Anbieter übernommen wird. Einrichtungen profitieren von einem geringeren IT-Aufwand und haben jederzeit ortsunabhängigen Zugriff auf die Software.
On-Premise-Lösungen hingegen werden lokal auf eigenen Servern betrieben. Das bietet zwar mehr Kontrolle über die Daten, erfordert aber auch technisches Know-how, eigene IT-Ressourcen und höhere Investitionen in Betrieb und Wartung. Gerade kleinere Einrichtungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen.
Sicherheit
Eine Pflegesoftware verarbeitet täglich eine Vielzahl sensibler Informationen – von Patientendaten über Pflegeverläufe bis hin zu betrieblichen Kennzahlen. Umso wichtiger ist es, dass diese Daten zu jeder Zeit zuverlässig geschützt sind.
Insbesondere bei Cloud-Lösungen sollten Pflegedienste darauf achten, dass der Anbieter nachweislich alle geltenden Datenschutzvorgaben einhält, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Transparente Serverstandorte in Deutschland oder der EU, SSL-Verschlüsselung sowie regelmäßige Sicherheitsupdates gehören zum Mindeststandard.
Auch bei lokalen Installationen (On-Premise) ist die IT-Sicherheit ein zentraler Aspekt – hier liegt die Verantwortung jedoch beim Pflegedienst selbst. In beiden Fällen gilt: Regelmäßige Backups, Zugriffsschutz und rollenbasierte Benutzerrechte sind essenziell, um Datenverlust und unbefugten Zugriff auf Daten der Klienten zu vermeiden.
Support
Auch die beste Pflegesoftwarelösung ist nur so gut, wie der Kunden-Support, der dahintersteht. Denn im hektischen Alltag muss es schnell gehen und lange Wartezeiten bei technischen Fragen oder Problemen sind keine Option.
Ein verlässlicher Kundenservice gehört deshalb zur Grundausstattung jeder professionellen Softwarelösung. Dazu zählen erreichbare Supportkanäle per Telefon und E-Mail, idealerweise zu den üblichen Geschäftszeiten.
Besonders wertvoll ist jedoch ein persönlicher Ansprechpartner, der das Team kennt, die genutzten Module versteht, über Neuigkeiten informiert und bei Fragen direkt gezielt unterstützen kann.
Preis
Am Ende entscheidet oft der Preis der Angebote – doch bei der Wahl einer Pflegesoftware sollte nicht der günstigste Anbieter, sondern das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis im Fokus stehen.
Eine gute Pflegesoftwarelösung darf durchaus etwas kosten, wenn sie im Gegenzug spürbare Entlastung bringt, Prozesse beschleunigt und langfristig Kosten einspart. Ein vermeintlich günstiges System ist wenig wert, wenn es den Anforderungen im Alltag nicht standhält oder zusätzlichen Aufwand verursacht.
Wichtig ist daher: Zuerst sollte die Software fachlich überzeugen, dann lohnt sich ein genauer Blick auf die Preisgestaltung und das übergreifende Angebot.
TI-Score
Der TI-Score der gematik bietet eine objektive Orientierungshilfe für alle, die sich mit der Auswahl einer geeigneten Pflegesoftwarelösung beschäftigen. Besonders im Hinblick auf die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) dient er als wertvolle Entscheidungsgrundlage.
Der Score zeigt transparent, welche Softwareanbieter zentrale TI-Anwendungen wie die elektronische Patientenakte (ePA), das elektronische Rezept (eRezept) oder die Kommunikation im Medizinwesen (KIM) bereits umgesetzt haben und in welchem Umfang.
Bewertet wird dabei nicht nur die technische Verfügbarkeit, sondern auch Usability, Schulungsstatus und Akzeptanz.
Der TI-Score basiert auf Angaben der Anbieter und wird regelmäßig aktualisiert. Pflegeeinrichtungen erhalten so einen Überblick über verschiedene Systeme und können besser einschätzen, welche Software auch langfristig zukunftsfähig aufgestellt ist.
Softwarefunktionen, die besonders in der Pflege entlasten
Nicht jede Funktion einer Pflegesoftware wirkt sich direkt auf die tägliche Arbeit von Pflegekräften aus. Aspekte wie Rechts- und Datensicherheit, Systemstabilität oder Nutzerfreundlichkeit sind zwar essenziell – ihre entlastende Wirkung im Alltag zeigt sich jedoch meist indirekt.
Besonders hilfreich sind hingegen digitale Leistungen, die spürbar Zeit sparen, die Informationsweitergabe erleichtern oder Routinen effizienter gestalten.
Vorteile beim mobilen Arbeiten
Digitale Hilfestellungen beim mobilen Arbeiten haben ein besonders hohes Entlastungspotenzial in der Pflege, vor allem wenn Pflegekräfte ortsunabhängig auf wichtige Informationen zugreifen können.
Der Einsatz solcher mobilen Lösungen verbessert die Ablaufplanung und Entscheidungsfindung und macht den gesamten Pflegeprozess effizienter. Davon profitieren Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte sowie Angehörige gleichermaßen.
Unterstützung bei Entscheidungen und Abläufen im Pflegealltag
Die Entlastung im Arbeitsalltag hängt maßgeblich davon ab, wie weit sich Arbeitsprozesse strukturieren und automatisieren lassen. Vor allem bei Routinetätigkeiten wie der Vitalzeichenmessung oder der Pflegedokumentation können Softwarelösungen einen erheblichen Mehrwert bieten.
Obwohl das technische Potenzial groß ist, zeigen sich Herausforderungen bei der praktischen Umsetzung. Die Bereitschaft zur breiten Einführung solcher Systeme hängt weiterhin von Faktoren wie Schulungsangeboten, Akzeptanz im Team und strukturellen Rahmenbedingungen ab.
Das Digitale-Versorgung-und-Pflege-Modernisierungsgesetz (DVPMG) legt hierfür wichtige Grundlagen, indem es unter anderem die Nutzung von digitalen Pflegeanwendungen (DiPA) vorantreibt. Diese sollen gezielt dabei helfen, pflegerische Prozesse zu digitalisieren und das Personal nachhaltig zu entlasten.
Entlastung beim digitalen Austausch zwischen Berufsgruppen und Einrichtungen
Eine digitale Pflegesoftware verbessert die Kommunikation zwischen Berufsgruppen und Pflegebetrieben. Besonders der sektorübergreifende Austausch zwischen Pflegeeinrichtungen und anderen Leistungserbringern kann durch digitale Schnittstellen erleichtert werden.
Viele Softwarelösungen bieten bereits entsprechende Funktionen, und die technische Bereitschaft in den Einrichtungen ist vorhanden. Je besser die digitalen Kommunikationswege, desto höher das Entlastungspotenzial für die Mitarbeiter.
Häufige Fragen und Antworten
Was ist eine Pflegesoftware?
Eine Pflegesoftware ist ein digitales System, das Pflegeeinrichtungen bei der Planung, Dokumentation und Organisation unterstützt. Sie hilft dabei, Abläufe effizienter zu gestalten und administrative Aufgaben in der ambulanten Pflege zu vereinfachen.
Welche Funktionen hat eine Pflegesoftware?
Typische Funktionen sind Tourenplanung, Pflege- und Betreuungsdokumentation, Abrechnung, Personaleinsatzplanung sowie Auswertung und Controlling. Viele Systeme bieten zudem Module für mobile Anwendungen und digitale Kommunikation.
Was zeichnet eine gute Pflegesoftware aus?
Eine gute Software-Lösung für die Pflege ist benutzerfreundlich, funktionsstark, sicher und interoperabel. Sie passt sich den Bedürfnissen der Einrichtung an und entlastet Mitarbeitende spürbar.
